Znaleźliśmy inteligentny i bezpieczny sposób, jak przesłać interesujące CV kolegom czy menedżerom, chroniąc jednocześnie dane osobowe kandydatów. O co chodzi?
Opcja dostępna w Teamio
Chcesz przesłać interesujące CV koleżance, która nie korzysta z aplikacji Teamio? Może to być specjalistka, którą chcesz poprosić o bezstronny udział w rozmowie kwalifikacyjnej. Chcesz wiedzieć, co myśli o danym kandydacie?
Funkcja „Prześlij dalej” w aplikacji Teamio dotychczas kopiowała całą odpowiedź kandydata i przesyłała ją na wybrany adres mailowy koleżanki lub menedżera.
Ich skrzynki zapełniały się CV zawierającymi wszystkie dane osobowe kandydatów, co z pewnością nie jest sytuacją idealną w obliczu RODO.
Dlatego zmieniliśmy funkcję „Prześlij dalej” w aplikacji Teamio. Umożliwia ona udostępnianie kolegom CV, które mogą ich zainteresować, chroniąc jednocześnie dane osobowe kandydatów. W jaki sposób?
Funkcja „Prześlij dalej” działa inaczej
Teraz po wybraniu funkcji „Prześlij dalej” kolega czy koleżanka nie otrzymają w mailu kompletnego załącznika, ale tylko bezpieczny link, który przekieruje ich prosto do aplikacji Teamio, gdzie mogą w spokoju przejrzeć sobie załącznik (CV, portfolio kandydata itd.), bez konieczności zakładania konta.
Siedem dni
Bezpieczny link będzie ważny przez 7 dni kalendarzowych. Koleżanka może go w tym czasie otworzyć dowolną liczbę razy, nawetna dwóch dowolnych urządzeniach: na przykład na telefonie i komputerze.
Załącznik może pobrać na swoje urządzenie lub wydrukować, nie ma jednak dostępu do funkcji aplikacji Teamio (np. nie może odrzucić kandydata).
Przykład: Prześlij interesującego kandydata menedżerowi, który jest akurat w podróży służbowej. Po otwarciu bezpiecznego linka w telefonie przejrzy on sobie przesłane CV w aplikacji Teamio. Po powrocie do biura ponownie skorzysta z tego samego linka i przejrzy załącznik w spokoju na swoim służbowym komputerze. Nie otworzy go już jednak na żadnym innym urządzeniu (np. na tablecie czy prywatnym komputerze w domu).
A jeżeli koleżanka nie zdąży otworzyć linka w ciągu 7 dni?
Niestety w takiej sytuacji trzeba będzie wysłać go ponownie. „Omawialiśmy to z kilkoma specjalistami HR, którzy stwierdzili, że siedem dni wystarczy. W dzisiejszych czasach trzeba reagować szybko, w przeciwnym razie kandydaci wybiorą inną ofertę. Jeżeli jednak po premierze tej funkcji pojawią się głosy z wielu firm, że siedem dni to za mało, odpowiemy na tę potrzebę,” mówi Vladimír Kalinay, menedżer produktu Teamio.
Jak korzystać z funkcji?
Dotychczas, kiedy specjalistki HR przesłały CV kandydata mailem, nie miały żadnego wpływu na to, co dzieje się z nim dalej. „Teraz już mają na to wpływ. Zobaczą, kto faktycznie otworzył załącznik, kto wydrukował lub pobrał CV, a nawet kto dzwonił do kandydatów,” mówi Vladimír.
Jak to zrobić w Teamio: Proponowana nowość ma przyczynić się głównie do bardziej skutecznej ochrony danych osobowych kandydatów. Korzystanie z tej funkcji w aplikacji będzie bardzo proste. Wystarczy obok nazwiska kandydata wpisać tag FWD Candidates, który do tekstu maila wklei nazwiska wszystkich kandydatów, których chcesz udostępnić kolegom.
Koniec z automatycznym forwardowaniem załączników
Wraz z aktywacją nowej funkcji „Prześlij dalej” automatyczne przesyłanie załączników e-mailem w Teamio nie będzie już możliwe.
„Jeżeli chcesz pracować nad załącznikami kandydatów poza Teamio, możesz je po prostu pobrać z aplikacji na swoje urządzenie.”
