Przygotuj się z nami na RODO
Dane osobowe kandydatów są bezpieczne
Od 25 maja 2018 r. obowiązuje nowe rozporządzenie UE o ochronie danych osobowych. Dotyczy ono również firm, które poszukują i przyjmują pracowników. Teamio jest do tego przygotowane: dołożymy wszelkich starań, by maksymalnie ułatwić Państwu pracę z RODO.
Nasza odpowiedzialność
Zajmujemy się przetwarzaniem danych osobowych kandydatów, którzy odpowiadają na oferty pracy. Administratorami tych danych są jednak pracodawcy, którzy zlecają ogłoszenia.
Administrator danych
Czyli pracodawca, który w trakcie rekrutacji gromadzi informacje o kandydatach.
Za co odpowiedzialny jest administrator:
- Wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by zawsze można było łatwo udokumentować, że przetwarzanie danych jest prowadzone zgodnie z RODO.
- Przetwarzane są tylko te dane osobowe, które są niezbędne do uprzednio określonego celu (na przykład nabór na stanowisko).
- Jeżeli dwie firmy korzystają z jednej rejestracji w Teamio, to z perspektywy RODO są wspólnymi administratorami. Muszą pomiędzy sobą ustalić, za jaką część przetwarzania danych odpowiada każdy z nich, szczególnie w odniesieniu do wykonywania praw podmiotów danych.
Przetwarzający dane
Czyli Teamio/LMC. Przetwarza dane osobowe kandydatów dla pracodawców (administratorów).
Za co jest odpowiedzialny przetwarzający:
- Zarządzamy platformą, za pośrednictwem której mają Państwo możliwość przetwarzania danych kandydatów.
- Dane przetwarzane są na podstawie umowy z Państwem jako administratorem i zgodnie z Państwa zaleceniami.
- Uwzględniamy charakter przetwarzania danych kandydatów za pomocą odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych tak, by przetwarzanie danych było zgodne z wymogami RODO i zapewniona została ochrona praw kandydatów.
- Zapewniamy, by u przetwarzającego dane kandydatów przetwarzały wyłącznie osoby związane klauzulą poufności.
- Zapewniamy niezbędną współpracę w zakresie należytego przetwarzania.
Podmiot danych
Kandydaci są podmiotami danych, ponieważ możemy ich (pośrednio) bezpośrednio identyfikować za pomocą danych osobowych.
Dane osobowe
Informacje dotyczące podmiotu danych. Może to być imię i nazwisko, e-mail, telefon, życiorys, notatki, etykiety, historia wydarzeń.
Przetwarzanie danych
Działania prowadzone przez administratora lub przetwarzającego dotyczące danych osobowych, mogą być w całości lub częściowo zautomatyzowane (gromadzenie, ładowanie, organizowanie, przechowywanie i usuwanie).
Historia wprowadzonych zmian
Nowe tryby przetwarzania danych osobowych
Jesteśmy w trakcie przygotowania nowego formularza odpowiedzi zawierającego obowiązek informacyjny i dobrowolną zgodę.
Uruchomienie planujemy w maju, najpóźniej 25.05.2018 r.
Dodamy pouczenie
Do formularza odpowiedzi dodamy pouczenie, w którego treści znajdą się informacje na temat celu przetwarzania, przetwarzających, agencji personalnej lub wniosku o przetwarzanie danych poza UE.
Wyodrębnimy dwa tryby przetwarzania danych osobowych
Przetwarzanie danych osobowych w oparciu o cel, którym w danym przypadku jest odpowiedź na ogłoszenie dotyczące prowadzonego naboru. Cel ten trwa maksimum przez okres 6 miesięcy, a w tym czasie możecie Państwo pracować z kandydatem w zakresie danego naboru lub zaoferować mu inne, adekwatne stanowisko. Informowanie kandydatów o tym, co będzie się działo z ich danymi, rozwiążemy za Państwa. Tekst pouczenia, który będziemy dołączać do ogłoszeń, został już zatwierdzony przez prawników.
Przetwarzanie danych osobowych z dobrowolną zgodą, czyli poza ramami naboru. Umożliwi to pracę z danymi osobowymi kandydatów nawet po wspomnianych 6 miesiącach. Nowe teksty zgody również zostały już uzgodnione z prawnikami.
Odróżnimy i ustalimy zasady dla kandydatów „bez zgody“
Kandydatów „bez zgody“ w Teamio będą Państwo mogli rozpoznać na pierwszy rzut oka. Przygotowujemy kilka modyfikacji w Szczegółach kandydata.
Kandydatowi „bez zgody" w ramach naboru będzie można zaoferować także inne, adekwatne stanowisko, w ramach powiązanego celu (zakładamy, że jest zainteresowany pracą w Państwa firmie).
Wszystkie dane w przypadku kandydata „bez zgody“ są bezpowrotnie usuwane. Kiedy?
- Po archiwizacji stanowiska (ponieważ archiwizacja stanowiska oznacza zakończenie naboru).
- Po upływie 6 miesięcy od odpowiedzi kandydata.
Dlaczego właśnie 6 miesięcy od odpowiedzi kandydata?
Ten okres uznaliśmy jako odpowiedni dla danego celu, jakim jest udział w naborze.
Uściślimy treść ogólnych warunków handlowych (owh)
Przygotowujemy nową wersję ogólnych warunków handlowych uwzględniających RODO.
Pracujemy również nad treścią nowych umów i aneksów do umów (zarówno on-line, jak również w formie pisemnej).
Materiały zostaną dla Państwa przygotowane najpóźniej do 24 kwietnia 2018.
Jak do tej pory wyglądało to z umową?
Pomiędzy Państwa a naszą firmą została zawarta umowa – została zawarta poprzez zamówienie usług i akceptację naszych warunków handlowych. Zgodnie z artykułem 10 warunków umowa została zawarta w momencie rozpoczęcia świadczenia zamówionych usług.
Jeżeli po zmianie warunków handlowych w trybie on-line zostanie zaakceptowana przez Państwa nowa wersja, która będzie zawierać fragment dotyczący przetwarzania danych osobowych, to będzie wystarczające.
O wszystkim będziemy Państwa na bieżąco informować.
Często zadawane pytania
Jak długo dane kandydata mogą być przechowywane w Teamio?
Okres ten jest zawsze ograniczony czasowo.
Kandydat, który nie wyraził dobrowolnej zgody, pozostanie w Teamio maksymalnie 6 miesięcy. Po zarchiwizowaniu stanowiska lub upływie tego okresu nastąpi automatyczne usunięcie jego danych.
Kandydat, który wyrazi dobrowolną zgodę (a więc wykraczającą poza zakres naboru), może pozostać w systemie przez okres 3 lat.
Ponadto zawsze Państwo rozpoznają, kiedy wygasa zgoda kandydatów na przetwarzanie danych osobowych. Zwrócimy na to Państwa uwagę z 2-miesięcznym wyprzedzeniem.
Jak sprawdzić, czy kandydat wyraził zgodę na przetwarzanie danych?
Dopóki kandydat znajduje się na Teamio, można udowodnić, że wyraził zgodę na przetwarzanie danych osobowych wraz z konkretnym tekstem (np. w przypadku kandydata w Historii kandydata).
Kandydat chce być wykreślony z bazy danych. W jaki sposób mogę go usunąć z Teamio?
W Teamio można usunąć kandydata w Wyszukiwaniu kandydatów bądź też w Karcie kandydata.
Zostanie on usunięty z całego Teamio, wraz z wszystkimi powiązanymi danymi, takimi jak notatki lub etykiety. Kandydat zostanie usunięty z Państwa bazy danych i zniknie też ze wszystkich stanowisk, z którymi był powiązany.
Czasami kandydaci żądają dowodu, że to nastąpiło. Jan Svoboda (DPO) informuje w związku z tym, że:
Urząd Ochrony Danych Osobowych zgodnie z naszymi informacjami wielokrotnie stwierdził, że po usunięciu wystarczy wydanie oświadczenia o następującej treści: „Państwa dane osobowe zostały usunięte, nie znajdują się w naszych systemach.” Gdyby istniał jakiś zapis o usunięciu, oznaczałoby to, że w rzeczywistości nie nastąpiło kompletne usunięcie, a administrator nadal przetwarza jakąś część danych osobowych danego podmiotu danych. Możliwe, że praktyka wymusi istnienie pewnego rejestru zdarzeń (logu), w którym pozostaną zapisane podstawowe dane (np. imię i nazwisko, e-mail, data wyrażenia zgody na przetwarzanie, data usunięcia danych osobowych).