Menu

Przygotuj się z nami na RODO

Dane osobowe kandydatów są bezpieczne

Od 25 maja 2018 r. obowiązuje nowe rozporządzenie UE o ochronie danych osobowych. Dotyczy ono również firm, które poszukują i przyjmują pracowników. Teamio jest do tego przygotowane: dołożymy wszelkich starań, by maksymalnie ułatwić Państwu pracę z RODO.



Nasza odpowiedzialność

Zajmujemy się przetwarzaniem danych osobowych kandydatów, którzy odpowiadają na oferty pracy. Administratorami tych danych są jednak pracodawcy, którzy zlecają ogłoszenia.

Administrator danych

Czyli pracodawca, który w trakcie rekrutacji gromadzi informacje o kandydatach.

Za co odpowiedzialny jest administrator:

  • Wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by zawsze można było łatwo udokumentować, że przetwarzanie danych jest prowadzone zgodnie z RODO.
  • Przetwarzane są tylko te dane osobowe, które są niezbędne do uprzednio określonego celu (na przykład nabór na stanowisko).
  • Jeżeli dwie firmy korzystają z jednej rejestracji w Teamio, to z perspektywy RODO są wspólnymi administratorami. Muszą pomiędzy sobą ustalić, za jaką część przetwarzania danych odpowiada każdy z nich, szczególnie w odniesieniu do wykonywania praw podmiotów danych.

Przetwarzający dane

Czyli Teamio/LMC. Przetwarza dane osobowe kandydatów dla pracodawców (administratorów).

Za co jest odpowiedzialny przetwarzający:

  • Zarządzamy platformą, za pośrednictwem której mają Państwo możliwość przetwarzania danych kandydatów.
  • Dane przetwarzane są na podstawie umowy z Państwem jako administratorem i zgodnie z Państwa zaleceniami.
  • Uwzględniamy charakter przetwarzania danych kandydatów za pomocą odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych tak, by przetwarzanie danych było zgodne z wymogami RODO i zapewniona została ochrona praw kandydatów.
  • Zapewniamy, by u przetwarzającego dane kandydatów przetwarzały wyłącznie osoby związane klauzulą poufności.
  • Zapewniamy niezbędną współpracę w zakresie należytego przetwarzania.

Podmiot danych

Kandydaci są podmiotami danych, ponieważ możemy ich (pośrednio) bezpośrednio identyfikować za pomocą danych osobowych.

Dane osobowe

Informacje dotyczące podmiotu danych. Może to być imię i nazwisko, e-mail, telefon, życiorys, notatki, etykiety, historia wydarzeń.

Przetwarzanie danych

Działania prowadzone przez administratora lub przetwarzającego dotyczące danych osobowych, mogą być w całości lub częściowo zautomatyzowane (gromadzenie, ładowanie, organizowanie, przechowywanie i usuwanie).


Historia wprowadzonych zmian

Gotowe

Nowe tryby przetwarzania danych osobowych

Jesteśmy w trakcie przygotowania nowego formularza odpowiedzi zawierającego obowiązek informacyjny i dobrowolną zgodę.

Uruchomienie planujemy w maju, najpóźniej 25.05.2018 r.

Dodamy pouczenie

Do formularza odpowiedzi dodamy pouczenie, w którego treści znajdą się informacje na temat celu przetwarzania, przetwarzających, agencji personalnej lub wniosku o przetwarzanie danych poza UE.

Wyodrębnimy dwa tryby przetwarzania danych osobowych

  • Przetwarzanie danych osobowych w oparciu o cel, którym w danym przypadku jest odpowiedź na ogłoszenie dotyczące prowadzonego naboru. Cel ten trwa maksimum przez okres 6 miesięcy, a w tym czasie możecie Państwo pracować z kandydatem w zakresie danego naboru lub zaoferować mu inne, adekwatne stanowisko. Informowanie kandydatów o tym, co będzie się działo z ich danymi, rozwiążemy za Państwa. Tekst pouczenia, który będziemy dołączać do ogłoszeń, został już zatwierdzony przez prawników.

  • Przetwarzanie danych osobowych z dobrowolną zgodą, czyli poza ramami naboru. Umożliwi to pracę z danymi osobowymi kandydatów nawet po wspomnianych 6 miesiącach. Nowe teksty zgody również zostały już uzgodnione z prawnikami.

Gotowe

Odróżnimy i ustalimy zasady dla kandydatów „bez zgody“

Kandydatów „bez zgody“ w Teamio będą Państwo mogli rozpoznać na pierwszy rzut oka. Przygotowujemy kilka modyfikacji w Szczegółach kandydata.

Kandydatowi „bez zgody" w ramach naboru będzie można zaoferować także inne, adekwatne stanowisko, w ramach powiązanego celu (zakładamy, że jest zainteresowany pracą w Państwa firmie).

Wszystkie dane w przypadku kandydata „bez zgody“ są bezpowrotnie usuwane. Kiedy?

  • Po archiwizacji stanowiska (ponieważ archiwizacja stanowiska oznacza zakończenie naboru).
  • Po upływie 6 miesięcy od odpowiedzi kandydata.

Dlaczego właśnie 6 miesięcy od odpowiedzi kandydata?

Ten okres uznaliśmy jako odpowiedni dla danego celu, jakim jest udział w naborze.

Gotowe

Uściślimy treść ogólnych warunków handlowych (owh)

Przygotowujemy nową wersję ogólnych warunków handlowych uwzględniających RODO.

Pracujemy również nad treścią nowych umów i aneksów do umów (zarówno on-line, jak również w formie pisemnej).

Materiały zostaną dla Państwa przygotowane najpóźniej do 24 kwietnia 2018.

Jak do tej pory wyglądało to z umową?

Pomiędzy Państwa a naszą firmą została zawarta umowa – została zawarta poprzez zamówienie usług i akceptację naszych warunków handlowych. Zgodnie z artykułem 10 warunków umowa została zawarta w momencie rozpoczęcia świadczenia zamówionych usług.

Jeżeli po zmianie warunków handlowych w trybie on-line zostanie zaakceptowana przez Państwa nowa wersja, która będzie zawierać fragment dotyczący przetwarzania danych osobowych, to będzie wystarczające.

O wszystkim będziemy Państwa na bieżąco informować.


Często zadawane pytania

Jak długo dane kandydata mogą być przechowywane w Teamio?

Okres ten jest zawsze ograniczony czasowo.

Kandydat, który nie wyraził dobrowolnej zgody, pozostanie w Teamio maksymalnie 6 miesięcy. Po zarchiwizowaniu stanowiska lub upływie tego okresu nastąpi automatyczne usunięcie jego danych.

Kandydat, który wyrazi dobrowolną zgodę (a więc wykraczającą poza zakres naboru), może pozostać w systemie przez okres 3 lat.

Ponadto zawsze Państwo rozpoznają, kiedy wygasa zgoda kandydatów na przetwarzanie danych osobowych. Zwrócimy na to Państwa uwagę z 2-miesięcznym wyprzedzeniem.

Jak sprawdzić, czy kandydat wyraził zgodę na przetwarzanie danych?

Dopóki kandydat znajduje się na Teamio, można udowodnić, że wyraził zgodę na przetwarzanie danych osobowych wraz z konkretnym tekstem (np. w przypadku kandydata w Historii kandydata).

Kandydat chce być wykreślony z bazy danych. W jaki sposób mogę go usunąć z Teamio?

W Teamio można usunąć kandydata w Wyszukiwaniu kandydatów bądź też w Karcie kandydata.

Zostanie on usunięty z całego Teamio, wraz z wszystkimi powiązanymi danymi, takimi jak notatki lub etykiety. Kandydat zostanie usunięty z Państwa bazy danych i zniknie też ze wszystkich stanowisk, z którymi był powiązany.

Czasami kandydaci żądają dowodu, że to nastąpiło. Jan Svoboda (DPO) informuje w związku z tym, że:

Urząd Ochrony Danych Osobowych zgodnie z naszymi informacjami wielokrotnie stwierdził, że po usunięciu wystarczy wydanie oświadczenia o następującej treści: „Państwa dane osobowe zostały usunięte, nie znajdują się w naszych systemach.” Gdyby istniał jakiś zapis o usunięciu, oznaczałoby to, że w rzeczywistości nie nastąpiło kompletne usunięcie, a administrator nadal przetwarza jakąś część danych osobowych danego podmiotu danych. Możliwe, że praktyka wymusi istnienie pewnego rejestru zdarzeń (logu), w którym pozostaną zapisane podstawowe dane (np. imię i nazwisko, e-mail, data wyrażenia zgody na przetwarzanie, data usunięcia danych osobowych).